1. Tipos de Firmas Electrónicas:
   1. SIMPLE: Se trata de los datos electrónicos que utiliza la persona firmante para llevar a cabo la firma. Es posible que necesite de pruebas complementarias, debido a que es la firma con menor seguridad, si bien es perfectamente legal.
   2. AVANZADA: La firma debe estar vinculada al firmante de manera única, debe permitir identificarlo y debe poder detectarse si ha habido alguna modificación después de haber firmado.
   3. RECONOCIDA (CUALIFICADA): Se trata de una firma electrónica avanzada, que ha sido creada mediante un dispositivo cualificado y con un certificado cualificado. Su valor jurídico es igual al de la firma manuscrita tradicional.

 Para poder firmar en nombre de una “Persona Jurídica” es necesario solicitar un certificado electrónico de la persona jurídica.

Como se ha descrito anteriormente, la firma electrónica Cualificada es la más completa. Para obtener la firma electrónica cualificada necesitaremos o bien de un DNI electrónico o de algún tipo de certificado reconocido, y se seguirán los siguientes pasos:

• Realizar una solicitud ONLINE: para obtener un código para poder acreditar tu identidad.
• Presentarse en una oficina de registro para acreditar tu identidad.
• Descargar el certificado,

La firma electrónica cualificada se puede utilizar de forma:

• ONLINE: a través de un servicio de verificación y generación de firmas electrónica como es VALIDe.
• OFFLINE: a través de aplicaciones de firma.

1. FIRMA ELECTRÓNICA CERTIFICADA O RECONOCIDA EN LOS IMFORMES DE AUDITORÍA:

El ICAC contestó la posibilidad de firmar los informes de auditoría de cuentas mediante firma electrónica, pero indicó que ésta debería cumplir las condiciones y características exigidas para ello por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica reconocida (para ello deberá estar basada en un Certificado Reconocido por el Ministerio de Industria y Comercio), al tener la misma validez que la firma manuscrita. Se recomienda que, en el caso de sociedades de auditoría, se habilite a favor del auditor o auditores principales responsables designados el correspondiente certificado electrónico de personas físicas representantes de personas jurídicas para actuar en nombre de una sociedad de auditoría y que se utilice, cuando dichos auditores firmen en nombre de la sociedad.

No obstante, debido a la fuertes restricciones de movilidad y dificultades de obtención de firmas electrónicas certificadas o reconocidas en representación de una persona jurídica provocas por el COVID-19, las sociedades de auditoría pueden permitir el uso de la firma electrónica cualificada o reconocida de persona física por los auditores principales responsables designados a tal efecto por una sociedad de auditoría cuando actúen en nombre de la sociedad, siendo necesario, al igual que se requiere con el certificado electrónico de personas físicas representantes de personas jurídicas, que tengan en vigor el poder de representación de la sociedad de auditoría a efectos de los encargos de auditoría que firmen en nombre de la sociedad (poder que deberá estar debidamente inscrito en el Registro Mercantil), así como que conste en el informe de auditoría la razón social y el número de ROAC de la sociedad en cuyo nombre actúan.

1. FIRMA ELECTRÓNICA EN LA FORMULACIÓN DE CUENTAS ANUALES Y OTROS DOCUEMNTOS:

Al igual que lo expuesto para los auditores de cuentas, cuando los Consejeros actúen como persona física, podrán utilizar su DNIe o cualquier otro certificado reconocido para la formulación de las cuentas anuales; pero en aquellas ocasiones en las que se esté actuando en representación del administrador persona jurídica se recomienda habilitar a favor del representante el correspondiente certificado electrónico de persona física representante de persona jurídica para actuar en nombre de esta y que se utilice en lugar de utilizar la firma electrónica reconocida de persona física como pueda ser el DNIe.

Ante la dificultad de que sea el mismo juego de cuentas el firmado por todos los Consejeros, se podría requerir que el Secretario del Consejo nos entregara el acta del Consejo de la formulación de las cuentas junto con una certificación del Secretario del Consejo acerca de la formulación de las cuentas en dónde se contemple cualquier situación sobrevenida por el COVID-19 que haya afectado a la forma de formular las cuentas anuales (falta de firma de alguno, formulación mediante votación por escrito y sin sesión, mezcla de las firmas manuscritas y digitales, etc) En todo caso, el auditor deberá obtener un original de las firmas (manuscrita o digital) de todos los administradores que hayan firmado las cuentas anuales. Las cuentas anuales son un documento que por tener efectos frente a terceros y ser público (al requerir su depósito en el Registro Mercantil) se aconseja, ser firmado mediante la firma que otorga el mayor grado de seguridad, la firma electrónica reconocida.

Legalmente la firma avanzada tiene un nivel de seguridad menor pero no se le pueden denegar efectos jurídicos ni se puede inadmitir como prueba en procedimientos judiciales. En este contexto, podremos aceptar estas cuentas como formuladas, pero nos tendremos que cuestionar la validez de dichas firmas, por lo que deberemos realizar procedimientos de auditoría complementarios que permitan minimizar los riesgos derivados del uso de una firma con menor nivel de garantías. Dichos procedimientos variarán en función de las herramientas informáticas y los servicios electrónicos de confianza que hayan sido utilizados en la realización de la firma.

1. MONTAJE DE CUENTAS ANUALES JUNTO AL INFORME DE AUDITORÍA CON FIRMA ELECTRÓNICA:

• • CASO 1: Todo firmado electrónicamente: Debemos obtener cada documento firmado por separado y unirlos en una cartera PDF.
  • CASO 2: Todo firmado con firma manuscrita: Solo en situaciones excepcionales podríamos hacer una copia escaneada de los documentos para entregar al cliente, conservando los originales para entregarlos en cuanto acabe el estado de alarma.
  • CASO 3: Mix de firma electrónica y escaneada: Conservaremos siempre un original de las cuentas anuales (manuscrito o electrónico) y entregamos un juego de informe de auditoría más cuentas anuales en el formato en el que hayamos firmado nuestro informe de auditoría

Dentro del caso en el que se combinen firman electrónica y firma manuscrita distinguimos dos posibilidades:

• CCAA con firma electrónica e informe de auditoría con firma manuscrita:

Debemos proceder a generar una copia imprimible de las cuentas anuales (o para mitigar el riesgo de romper la confidencialidad solicitar al cliente que nos proporciones dicha copia imprimible). Posteriormente, procederemos a montar un juego en formato físico de ambos documentos (copia imprimible del documento electrónico más el documento firmado de forma manuscrita). En todo caso, el auditor deberá mantener un original de las cuentas anuales firmadas electrónicamente.

• CCAA con firma manuscrita e informe de auditoría firmado electrónicamente:

Al ser el informe de auditoría el documento firmado electrónicamente se elaborará un juego electrónico compuesto por el informe de auditoría firmado electrónicamente más fotocopia electrónica de las cuentas anuales, creando una cartera PDF como hemos explicado en el ejemplo anterior. Deberemos mantener en, todo caso, un original de las cuentas anuales firmadas manuscritas.

Leo Garijo